Bekerja Lebih Cerdas, Bukan Lebih Keras

Beberapa dari kita mungkin merasakan bahwa saat ini kita merasa kekurangan waktu dalam bekerja. Waktu 8 jam sehari, 40 jam seminggu terasa kurang. Kita menjadi orang yang sangat sibuk. Bahkan, tidak sedikit yang membawa pulang pekerjaannya untuk dapat dikerjakan di rumah saat akhir minggu. Akibatnya, kita seringkali mengorbankan waktu bersama dengan orang yang kita kasihi. Kita sudah sering mendengar bahwa kita harus dapat mengelola waktu dengan baik.

Kita menggunakan time management, namun time management tidak mengajarkan kepada kita bagaimana bekerja lebih produktif. Dan, time management tidak dapat diterapkan pada setiap orang. Agar kita dapat bekerja lebih produktif, kita perlu mengenali productivity style kita. Kita bisa saja sebagai seorang prioritizer yang berorientasi pada hasil (goaloriented), sebagai seorang planner yang sangat memerhatikan hal-hal detil dan berorientasi pada proses (action-oriented), sebagai seorang arranger yang selalu berpikir untuk melibatkan orang-orang dalam tim (relation orientation), atau sebagai seorang visualizer yang memahami gambaran besar. Hal-hal yang sering menyita waktu kita adalah gangguan-gangguan atas perhatian kita, seperti surat elektronik (e-mail) yang dapat kita pantau melalui telepon pintar kita maupun komputer.

Bagaimana caranya agar kita dapat mengelola e-mail dengan baik? Bagi seorang prioritizer, waktu yang paling baik untuk memeriksa atau menanggapi e-mail adalah saat orang tersebut berada pada low productivity. Seorang planner dapat melakukannya dengan memberikan tenggat waktu, misalkan setiap pagi jam 8 hingga jam 9 atau di sore hari jam 3 hingga jam 4. Untuk seorang arranger ataupun visualizer dapat menentukan sendiri waktunya, di luar waktu itu sebaiknya suara dimatikan agar tidak terganggu.

Dalam mengelola surat, baik surat elektronik maupun dokumen fisik, perlu kita lakukan langkahlangkah berikut. Yang pertama, baca surat yang masuk cukup sekali. Lalu, kita putuskan apakah surat tersebut perlu tindakan lebih lanjut atau tidak. Jika “tidak”, langsung hapus atau simpan. Jika “ya” dan harus dilakukan tindakan, segera lakukan. Perlukah didelegasikan kepada orang lain atau kita masukkan ke dalam rencana kerja kita karena tidak perlu tindakan segera? Pindahkan surat tersebut ke dalam file folder, dijadwalkan dalam agenda, ataupun daftar tindakan selanjutnya.

Kita juga perlu membuat prioritas sesuai dengan tujuan kita dalam kehidupan profesional, pribadi, kesehatan, maupun hal-hal spiritual. Misalkan, dalam kehidupan profesional, kita menginginkan untuk menjadi manajer dalam waktu 3 tahun. Dalam kehidupan pribadi, setahun sekali dapat mengajak keluarga bepergian. Tetaplah fokus pada tujuan kita. Waktu adalah investasi yang sangat penting. Waktu lebih berharga daripada materi karena tidak dapat diperbaharui. Jadi, kita harus dapat memanfaatkan waktu dengan baik. Bagi seorang prioritizer, mulailah hari Anda dengan mengerjakan proyek yang merupakan prioritas tertinggi.

Bagi seorang planner, buat persediaan waktu (buffer) bagi rencana harian Anda. Jadwalkan waktu Anda untuk bertemu dengan orang lain jika Anda seorang arranger. Jika Anda seorang visualizer, buat batas waktu yang pasti namun realistis dalam menyelesaikan proyek Anda. Tiga hal yang perlu Anda perhatikan dalam menyelesaikan tugas-tugas Anda. Pertama adalah waktu Anda, kedua ketersediaan sumber daya atau alat yang diperlukan, dan tingkat energi Anda untuk menyelesaikan tugas. Delegasikan pekerjaan ketika orang lain dapat menyelesaikan lebih cepat dan lebih baik. Ketika mendelegasikan pekerjaan, pastikan tujuan dengan jelas agar orang lain juga dapat sukses melalui pekerjaan tersebut. Pahami anggota tim Anda dengan baik serta lakukan komunikasi. Yang penting lagi, lakukan follow up atas tugas-tugas yang kita berikan. Akhir kata, kenali productivity style Anda dan bekerjalah lebih cerdas, bukan lebih keras.